Gérer les projets collaboratifs ou individuels peut être compliqué dans une entreprise. Cette tâche, si souvent affiliée à celle des ressources humaines peut être simplifiée par l’utilisation de différents outils de gestion. Néanmoins, il reste primordial de savoir les utiliser. Dans son rôle, un chef de projet doit donc apprendre à maîtriser les différents logiciels de gestion pour aller au bout de son plan. Voici 5 idées d’outils de gestion efficaces pour mieux s’organiser avec ses collaborateurs.
Trello : un tableau de bord simple et efficace
Trello est un outil collaboratif de gestion de projet. D’ailleurs, il fait partie des plus connus dans le monde. Son utilisation basique est totalement gratuite et elle permet à de nombreuses entreprises de travailler de manière plus efficace.
Le logiciel Trello se base sur des fondements simples pour la gestion de projets :
- Les tableaux ;
- Les listes ;
- Les cartes.
Un chef de projet peut se servir de Trello dans le but de départager les tâches de son équipe. Dans une carte, il est possible d’effectuer un partage de documents essentiels à la réalisation de chaque mission.
Les tableaux servent à regrouper sur une seule et unique page les membres d’un projet. Tous les collaborateurs pourront s’inscrire au tableau sur invitation du chef de projet. Enfin, ce dernier n’aura plus besoin d’envoyer un email à chaque collaborateur, car il lui suffit d’assigner une tâche à chacun d’entre eux sur Trello et ils seront directement notifiés.
Utiliser un logiciel Open Source : en quoi ça consiste ?
Avec un logiciel Open Source, un chef de projet dispose de la possibilité de lire, de modifier ou de redistribuer le logiciel à sa guise. De ce fait, il peut en faire profiter toute son équipe afin de synchroniser les tâches à effectuer.
Sur le plan de la licence, il faut noter qu’un logiciel Open Source est totalement gratuit. Néanmoins, l’entreprise aura besoin de contacter des prestataires pour la configuration, la mise à jour ou l’hébergement du système.
Parmi les logiciels Open Source les plus récurrents, nous pouvons citer :
- Debian ;
- Ubuntu ;
- Fedora ;
- WordPress ;
- Drupal.
Qu’est-ce que le diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt est un outil principalement utilisé dans le but de suivre en temps réels l’avancée des tâches qui constituent un projet. Concrètement, il permet au chef de projet de visualiser et de se projeter sur les éventuelles disponibilités de chaque collaborateur.
Le tableau de bord est colonne qui énumère toutes les tâches à effectuer et d’une ligne qui représente le temps adapté pour chaque projet.
Monday.com : un outil de gestion moderne
Monday.com est un outil de gestion qui peut permettre à un chef de projet de responsabiliser les membres de son équipe. Uniquement disponible en version payante, cette plateforme favorise la communication et la collaboration au sein d’une entreprise.
Et comme la majorité des outils de gestion de projet, Monday.com permet également de suivre de manière fluide les projets d’une équipe. Le tableau de bord intuitif est moderne est un véritable point positif pour ce logiciel.
Un logiciel comme Dropbox pour partager des fichiers
Dropbox est un logiciel qui améliore la confidentialité du partage de documents en ligne. Dans le télétravail, les chefs de projet ont souvent besoin de transmettre des fichiers confidentiels aux télétravailleurs. Dropbox facilite cette tâche grâce à un système de protection de fichiers avec un mot de passe et un délai d’expiration.
